Alle kantcases

RioCan Real Estate brengt datastromen samen in 1 krachtig workflow management systeem

RioCan is één van Canada’s grootste vastgoedinvesteerders. Het bedrijf houdt zich bezig met managen en ontwikkelen van commercieel vastgoed binnen de Canadese markt. Op basis van onderzoek, strategie en ondernemerschap is het RioCans ambitie om levendige publieke ruimten te creëren waarin hun huurders optimaal kunnen wonen en werken.

Een ouderwets workflow-management proces dat (te) veel tijd in beslag nam

Voor een organisatie als RioCan is het vaak lastig om interne workflows zo efficiënt mogelijk te beheren. Het zogenaamde ‘lead-to-lease’-traject is een proces waarin veel informatie moet worden verzameld en op de juiste plek moet worden ondergebracht. De doorlooptijd van RioCans proces was tijdrovend: het duurde gemiddeld zo’n 24 dagen voordat een huurovereenkomst definitief kon worden goedgekeurd. Dit probleem zorgde ervoor dat huurders vaak langer dan nodig moesten wachten voordat zij hun woon- of werkruimte konden betrekken. Iets waardoor RioCan de nodige inkomsten misliep. Het was dan ook niet verrassend dat RioCan zocht naar een manier om de tijdsduur tussen de bezichtiging van de locatie en het ondertekenen van de huurovereenkomst te verkorten.

Een toepassing die eenvoudig geïntegreerd werd met RioCans kernsysteem

Voor het ontwerp van een nieuwe goedkeuringsflow klopte RioCan aan bij fizor. Na een grondige analyse van de huidige werkprocessen, kon fizor. in korte tijd een nieuw workflow management systeem ontwikkelen met als doel het goedkeuringsproces vrijwel volledig te automatiseren – waar dat mogelijk was. Bovendien kon dit nieuwe systeem naadloos worden geïntegreerd met het huidige ERP-systeem van RioCan: Oracle JP Edwards E1. 

Tijdens de ontwikkeling van de applicatie zorgde het team van fizor. dat het alle contactgegevens rechtstreeks uit het bestaande kernsysteem van RioCan konden worden gehaald, zodat er geen sprake zou zijn van dubbele gegevensinvoer of gefragmenteerde datastromen. De toepassing werd zo ingericht dat de project- en portfoliomanagers van RioCan de informatie eenvoudig konden aanvullen terwijl de kandidaat-huurder het huurcontract bekijkt, onderhandelt en ondertekent. Alles digitaal vanuit één overzichtelijk platform.

Een workflow management systeem voor razendsnelle huurcontracten

Zodra een kandidaat-huurder een bezichtiging heeft aangevraagd, worden RioCans interne goedkeuringsflows opgestart. Het systeem zorgt er nu automatisch voor dat het prototype van het leasecontract bij de juiste leidinggevenden terechtkomt voor goedkeuring. 

Doordat het systeem real-time updates registreert vanwege de koppeling met het JD Edwards E1 systeem, hebben de medewerkers van RioCan gedurende de hele procescyclus beschikking over een transparante en betrouwbare bron voor het maken van hun rapportages en prognoses. 

Het verkorten van het ‘lead-to-lease’ proces had een aanzienlijke impact op de portefeuille beheerders van RioCan. Zo kon de gemiddelde goedkeuringsduur worden teruggedrongen van 24 dagen naar slechts 1 werkweek.

Ontdek hoe low-code jouw organisatie vooruit helpt!

Neem vrijblijvend contact op via ons contactformulier en we bellen je binnen 12 uur terug.

Naar contact