Geplaatst op 22 december 2020

Casestudy RIOCAN: Wilt u uw workflow optimaliseren en tijd besparen?

RIOCAN heeft binnen 8 weken hun workflow voor de goedkeuring van deals teruggebracht van 24 naar 4 dagen.

RIOCAN is een van Canada's grootste vastgoedbeleggingsmaatschappijen. Met een totale bedrijfswaarde van ongeveer $15,0 miljard bezit, beheert en ontwikkelt RIOCAN winkelvastgoed op toplocaties waar Canadezen winkelen, wonen en werken. Hun portefeuille omvat 220 eigendommen met een totale netto verhuurbare oppervlakte van ongeveer 38,4 miljoen vierkante voet, met inbegrip van residentiële eigendommen en 14 vastgoedontwikkelingen. 

RIOCAN groeit snel en staat daarom voor verschillende uitdagingen. De grootste uitdaging is het organiseren van al hun administratieve processen. RIOCAN opereert in een traditionele juridische wereld, waardoor veel informatie is vastgelegd in contracten. De portefeuillemanagers van RIOCAN zijn een belangrijk deel van hun dag bezig met het controleren, aanvullen en verlengen van contracten. Daarbij vonden zij dat zij gegevens veel efficiënter zouden moeten kunnen verwerken. Het stroomde niet door in geschikte processen; ze moesten dezelfde gegevens op verschillende plaatsen opnieuw invoeren en verloren daardoor kostbare tijd. 

De vertraging die bij RIOCAN ontstond, leidde tot frustratie bij de collega's. Het gevolg was dat zij regelmatig het met hun klanten afgesproken Service Level niet haalden. Bovendien was het risico op een fout groot bij het inwerken van nieuwe klanten of collega's. Er waren te veel stappen die ze moesten nemen. RIOCAN besefte dat zij over een waardevolle bron beschikten, maar dat zij de gegevens niet op de juiste en efficiënte manier konden gebruiken zonder de juiste instrumenten.  

Dat is de reden waarom RIOCAN in zee is gegaan met fizor. Samen ontwierpen ze een applicatie die leasecontracten beheert door efficiënter gebruik te maken van data. Met het juiste proces konden ze sneller en efficiënter werken. Voor RIOCAN betekent dit dat hun goedkeuringsproces van 24 dagen is teruggebracht naar slechts 4 dagen.

Van lead tot lease in één enkele workflow

Het efficiënt beheren van het lead to lease proces kan een uitdaging zijn voor elke organisatie die commercieel vastgoed verhuurt, zeker wanneer rekening wordt gehouden met uitgebreide interne workflows. RIOCAN stond voor een uitdaging wat de doorlooptijd van het proces betreft. Het duurde bijna 24 dagen voordat een huurcontract definitief was goedgekeurd. De mogelijkheid om de tijdspanne tussen de bezichtiging van het vastgoed en de ondertekening van de contracten te verkorten, zou een aanzienlijke impact hebben op de portefeuillebeheerders van RIOCAN en een positieve invloed hebben op de cashflow.

De teams van RIOCAN en fizor. begonnen met het schetsen van het hele proces. Zij brachten in kaart welke stappen de portefeuillemanagers volgden, welke gegevens beschikbaar of nodig waren, en waar de knelpunten opdoken. De kennis van onze collega's kwam bij deze analyses goed van pas. Door dit te combineren met de expertise van IT-landschap, vonden we al snel een oplossing die aan alle wensen voldeed.

We hebben een systeem gebouwd dat efficiënt en veilig gegevens hergebruikt. Een systeem dat automatiseert vanaf de eerste bezichtiging, het opstellen van de ontwerpcontracten voor goedkeuring en het bevestigen van de deal. 

We hebben losse losse diensten vervangen door een no-code platform omdat de gebruikte cloud webdiensten niet de substantiële basis konden bieden die RIOCAN nodig had. De organisatie groeit snel en heeft behoefte aan een kwalitatieve, schaalbare en duurzame oplossing. De IT-oplossing die zij gebruikten presteerde slecht, en de resultaten waren niet traceerbaar. Hierdoor was RIOCAN niet in staat om veilig en betrouwbaar op te schalen. 

fizor. ontwierp een uitgebreide goedkeuringsworkflow, naadloos geïntegreerd met het enterprise backend systeem Oracle Salescloud.

 

Naadloos geïntegreerd met Oracle Salescloud

Het kostte ons 8 weken om deze oplossing te ontwikkelen. Het resultaat is een applicatie gebouwd op een no-code platform. Betty Blocks neemt direct alle contact gegevens van RIOCAN's kern ERP-systeem, zodat er geen dubbele gegevensinvoer of gegevensonderhoud is. Project-, site- en portfoliomanagers verrijken de informatie terwijl de kandidaat-huurder het huurcontract bekijkt, onderhandelt en ondertekent. 

De nieuwe aanpak is sneller en veiliger omdat contracten niet meer apart hoeven te worden afgedrukt of opgestuurd voor een handtekening. Het hele proces verloopt digitaal en binnen één platform. De interne goedkeuringsworkflows van RIOCAN worden nu opgestart, waardoor het leasecontract naar de juiste leidinggevende gaat voor goedkeuring. Gedurende de hele cyclus worden de relevante gegevens direct bijgewerkt in Oracle, zodat het management van RIOCAN kan vertrouwen op één betrouwbare bron als het gaat om rapportage en prognoses.

Meer informatie ?

Wilt u zien wat dit voor uw bedrijf kan betekenen? Of staat u ook voor een complexe digitaliseringsuitdaging? Laat ons u helpen!

Meer informatie

Wilt u zien wat dit voor uw bedrijf kan betekenen? Of staat u ook voor een complexe digitaliseringsuitdaging? Laat ons u helpen!

Ja, ik wil meer weten!

Wilt u weten hoe fizor. uw bedrijf kan veranderen? Plan een
30 minuten durende kennismakingsgesprek en leer hoe fizor. uw
zaken vooruit te helpen.