Geplaatst op 18 december 2020

Casestudy: Een portaal voor leveranciersbeheer Stad Bellevue

De stad Bellevue, een gemeentelijk lichaam van de staat Washington, is de op vier na grootste stad van de staat Washington, met een geschat inwonertal van 145.300 (2019). 

De stad Bellevue is het high-tech en retail centrum in de Eastside, met meer dan 150.000 banen en een downtown skyline met glanzende hoogbouw. Het is dan ook geen verrassing dat de stad een broedplaats is voor innovatieve organisaties. Om continu een goed gebouwde plek te bieden voor startende en snelgroeiende organisaties, moeten alle interne processen continu optimaal worden georganiseerd door de City of Bellevue.

Als gemeente werkt de stad Bellevue met een breed scala en veel leveranciers. Een van de grootste uitdagingen waar ze tegenaan liepen was het op de hoogte houden van alle partners zodat ze efficiënt konden samenwerken. Het bestuur was op zoek naar een oplossing waarbij partners gemakkelijk hun facturen konden indienen, vragen konden stellen en contact konden opnemen met de juiste mensen binnen de organisatie. 

De stad besloot om dit proces volledig te digitaliseren en vroeg fizor. om hulp. Deze case study beschrijft hoe de uitdagingen en frustratie uitmondden in het bouwen van een nieuw vendor management portaal.

Het Probleem

Relaties met verkopers zijn van vitaal belang. Of u nu in de publieke, private of non-profit sector zit. Het efficiënt beheren en onderhouden van goede relaties kan echter een uitdaging zijn. Doorgaans komen vragen van leveranciers binnen via telefoon en e-mail, wat kostbare tijd van het personeel kost om accurate updates te verzamelen en te verstrekken. Het tijdig behandelen van deze vragen creëert werkdruk voor het personeel. Het is echter essentieel voor het onderhouden van goede relaties. Lange wachttijden en het leveren van onvolledige informatie is een uitdaging voor The City of Bellevue. Zij zochten een partner die het project kon definiëren, de juiste software/portaal kon selecteren, en het kon implementeren. 

Dat is waar wij tussenkwamen!

Het proces

Het team van fizor. begon met interviews. De informatie die we verkregen uit deze interviews gaf ons een hoeveelheid gegevens van de processen, doelen en doelstellingen van verschillende belanghebbenden. Het analyseren van de wensen en behoeften die uit deze informatie naar voren kwamen, leidde tot het documenteren van een verzameling van door The City of Bellevue gevalideerde gebruikersverhalen. 

Het gebruik van user stories zorgt ervoor dat de vereisten geïnventariseerd worden en opgenomen worden in de oplossing. Met deze aanpak zorgen ontwikkelaars die de oplossing bouwen ervoor dat de behoeften en motivaties worden opgenomen en ze hebben nog ruimte voor innovatie.

De keuze voor een portaal voor leveranciersbeheer

De beslissing werd genomen om een portal te bouwen die geschikt zou zijn voor alle user stories en processen. Om dit te doen, kozen we voor een low-code platform vanwege de noodzaak van snelheid, kosten en flexibiliteit. Het hele ontwikkelingsproces van de vendor management portal was gebaseerd op Agile methodologie. In elke sprint hadden we iteratie reviews met de stakeholders, zodat ze op de hoogte bleven van de ontwikkeling, en tegelijkertijd konden ze feedback geven. Door deze methode te gebruiken, waren we in staat om ervoor te zorgen dat de oplossing aan de verwachtingen van alle belanghebbenden binnen het proces voldeed.  

Na grondig te zijn getest, werd de oplossing overgebracht naar een gebruikersacceptatieomgeving. Daar werd de functionaliteit getest en de integriteit van de gegevens geverifieerd. Met deze aanpak werd de eerste levensvatbare versie van het portaal in 5 weken opgeleverd. Hierna was het resterende deel van het proces een gezamenlijke aanpak om het portaal aan te sluiten op en in te richten in de architectuur van de City of Bellevue. Dit resulteerde in een nieuwe oplossing gebouwd door ons familielid no.code.company.

Stap 1: Analyse

Definiëren van de doelen, doelstellingen, wensen en behoeften door diepte-interviews die leiden tot het documenteren van een set user stories.

Stap 2: Vereisten

Vereistendocumenten worden opgesteld voor een juiste platformkeuze, evenals duidelijke projectscopes en budgettaire duidelijkheid.

Stap 3: Selecteer platform

Welk platform en welke leverancier is het meest geschikt voor de uitdaging die voor ons ligt. Hier bekijken we alle mogelijkheden.

Stap 4: Ontwikkeling

Het is tijd om te gaan bouwen en ontwikkelen met Agile methodologie. Als je dit met de juiste software doet gaat dit snel en spannend.

Stap 5: Uitvoering

Vergeet nooit de menselijke factor van dit alles. Ervoor zorgen dat iedereen weet wat hij moet doen en ziet wat werken met de juiste hulpmiddelen hem kan bieden

Stap 6: Innovatie

Na het werken met de applicatie kan de tijd die nu niet wordt besteed aan frustraties en snelle oplossingen worden gestoken in het innoveren en verbeteren van het systeem en de functies.

De uitkomst

Het verkopersportaal stroomlijnt het beheerproces en de communicatie van verkopers via één enkele toepassing. Leveranciers hebben 24 uur per dag, 7 dagen per week toegang tot hun communicatieportaal met de stad, waardoor het gemakkelijk en efficiënt is om hun informatie te raadplegen. Verkopers kunnen hun facturen rechtstreeks uploaden naar de stad, de factuur- en betalingsstatus controleren en snel verzoeken tot wijziging van contactgegevens indienen. D.w.z. adreswijzigingen, ook bankgegevens kunnen worden gewijzigd en komen dan automatisch in een goedkeuringsworkflow terecht. Extra functies zijn onder meer FAQ's over verkopers en downloadbare inhoud. Een efficiënte manier voor de stad om veelgestelde vragen te beantwoorden en updates te verstrekken aan hun leveranciers in één enkele stroom.

Het belangrijkste doel van de bouw van dit portaal was niet alleen het verminderen van tijdrovende handmatige taken, maar ook het verstrekken van kopieën van documenten, facturen, verklaringen, herinneringen, updates van gegevens, enz. Het leveranciersportaal automatiseert veel aspecten van het leveranciersbeheer en vermindert de werklast drastisch, waardoor veel tijd en moeite wordt bespaard. 

Bouwen met blokken en code

Wij hebben meerdere vendor of supplier management portals gebouwd en meerdere bedrijven ondersteund in requirement analyse voor ontwikkeling. Dit geeft ons het voordeel dat we de ervaring hebben om het proces sneller en grondiger te maken. De meeste recente projecten zijn gebouwd in een no-code oplossing. Dit geeft ons het beste van twee werelden; voordelen van standaard software, maar zonder al zijn nadelen. Door de voorgecodeerde modulaire blokken worden de basisprincipes "standaard" gemaakt, waardoor we het portaal snel kunnen ontwikkelen. Op deze manier kunnen we onze tijd nuttig besteden aan de meer bedrijfsspecifieke workflows en processen die ontwikkeld moeten worden. Dit werkproces geeft ons, en de organisaties waarvoor we werken, de voordelen van maatwerk software zonder de negatieven. Een ander voordeel van het gebruik van een low-code oplossing is dat het uw IT-landschap eenvoudig houdt.

Neem contact op

Wilt u ook het beste kernsysteem voor uw bedrijf en ambities?

Ja, ik wil meer weten!

Wilt u weten hoe fizor. uw bedrijf kan veranderen? Plan een
30 minuten durende kennismakingsgesprek en leer hoe fizor. uw
zaken vooruit te helpen.